Làm việc nhóm và xây dựng nhóm trong dự án EPC

Làm việc nhóm và xây dựng nhóm trong dự án EPC

                                                               Tác giả: Vũ Duy Phương – Phòng Đo Lường Điều Khiển

“Một cánh én nhỏ chẳng làm nên mùa xuân”, câu thành ngữ  nổi tiếng này cho tới nay vẫn còn nguyên giá trị dù xã hội đã phát triển và thay đổi đến không ngừng. Ngày nay, làm việc theo nhóm được đánh giá cao và áp dụng trên mọi phương diện của cuộc sống, từ giáo dục, kinh tế đến khoa học và công nghệ,..v.v.

Trong thời đại bùng nổ kinh tế, mỗi tổ chức, bất kể hướng đến mục tiêu tồn tại trong môi trường cạnh tranh khắc nghiệt hay lớn thống lĩnh thị trường, đều phải không ngừng đổi mới để nâng cao trình độ công nghệ và năng lực sản xuất. Trong đó, nâng cao hiệu quả làm việc nhóm được xem là nhân tố quyết định thành công. Các nhà quản lý hiện nay không chỉ tập trung vào kết quả làm việc của mỗi cá nhân mà còn đòi hỏi đội ngũ nhân viên phải có khả năng tương tác và kết hợp với nhau một cách hiệu quả. Trong nhiều năm qua, bên cạnh những yêu cầu về trình độ chuyên môn, sự chăm chỉ và cầu thị, thì sự cộng tác và phối hợp đã trở thành những phẩm chất hàng đầu mà mỗi tổ chức thường mong đợi  nhân viên của họ có được. Giống như một dàn nhạc cần có nhạc trưởng và các nhạc công để làm nên một bản giao hưởng nhịp nhàng hòa quyện, việc phối hợp làm việc nhóm không chỉ giúp các thành viên đạt được mục tiêu chung, mà còn tạo ra sức mạnh trí tuệ tập thể lớn hơn nhiều so với  làm việc đơn lẻ. Thực tế cho thấy làm việc theo nhóm đóng  vai trò quyết định trong việc đưa các thành viên của tổ chức cũng như các doanh nghiệp đến thành công trong xã hội hiện đại.

“Làm việc nhóm vô cùng quan trọng đối với công việc kinh doanh của chúng tôi,  chúng tôi có thể chấp nhận một hoặc hai cá nhân hướng nội, nhưng chúng tôi mong muốn tìm được những người tương đối “bình thường”. Đôi khi chúng tôi gặp những cá nhân kiệt xuất  nhưng chúng tôi không tuyển dụng họ vì họ chỉ biết làm việc độc lập, đây là một trở ngại vô cùng lớn. Trừ khi chúng tôi nhận ra rằng họ có thể hợp tác với những người khác, còn không thì làm việc chung với họ là điều thực sự khó khăn.” Trích  đề án tốt nghiệp: Sự thay đổi cơ cấu tổ chức và hành vi của sinh viên. Trung tâm Nghiên cứu về Chất lượng. Đại học Central England tại Birmingham) của tác giả (Harvey, L., Moon, S., & Geall, V. (1997).

Hoạt động xây dựng nhóm của công ty Cimas trong dịp kỉ niệm 10 năm thành lập công ty

Xây dựng nhóm làm việc hiệu quả trong dự án EPC

EPC là từ viết tắt của “thiết kế kỹ thuật, mua sắm và xây dựng”. Đó là một chuỗi công việc đòi hỏi sự cộng tác của cả tập thể, thông qua đó kiến thức và kinh nghiệm của mọi người được chia sẻ nhằm đáp ứng yêu cầu công việc. Làm việc theo nhóm là một phần không thể thiếu trong quá trình thực hiện dự án EPC. Tuy nhiên, nếu chỉ đơn thuần tập hợp mọi người lại với nhau thì chưa có gì đảm bảo nhóm này sẽ hoạt động hiệu quả. Một nhóm thiếu sự hợp tác có thể bị suy yếu bởi một loạt các vấn đề như là tổ chức yếu kém, bất hòa, thiếu sự giao tiếp và tham gia của các thành viên. Ngược lại, một nhóm làm việc hòa hợp sẽ giúp cải thiện năng suất, tăng cường sự linh hoạt, thúc đẩy trao đổi thông tin cũng như nâng cao tinh thần và sự sáng tạo.

Tuy nhiên, áp dụng những nguyên tắc làm việc nhóm vào thực tế không hề dễ. Đâu là cách triển khai nhóm tốt nhất ở nơi làm việc để phát huy tối đa vô số kỹ năng và năng lực lớn lao của mọi thành viên? Dưới đây là một số lời khuyên cho chúng ta:

Lựa chọn thành viên cho nhóm

Để có được một nhóm hiệu quả, nhất thiết phải lựa chọn đúng thành viên. Vấn đề không phải là có bao nhiêu thành viên trong một nhóm. Điều quan trọng là mọi người trong nhóm có khả năng cộng tác tốt với nhau hay không. Họ phải chia sẻ mục tiêu chung, tầm nhìn chung, những vấn đề chung và cả khung thời gian phù hợp. Khi xây dựng nhóm, chúng ta không chỉ cân nhắc năng lực, kiến thức và kinh nghiệm của cá nhân  mà còn phải xem xét cả kỹ năng phối hợp và tương tác của họ. Những thành viên tốt là những người:

  • Cam kết chia sẻ mục tiêu và trách nhiệm chung vì thành tích cao nhất của cả đội;
  • Luôn biết lắng nghe và phản hồi một cách chủ động, hữu ích nhằm tránh tình trạng đưa cuộc họp rơi vào im lặng;
  • Tham gia tích cực vào mọi hoạt động của nhóm
  • Có thái độ cởi mở trước nhận xét, đánh giá thậm chí là chỉ trích mà không có phản ứng thái quá;
  • Luôn sẵn sàng chia sẻ thông tin, kiến thức và kinh nghiệm với các thành viên khác.

Người lãnh đạo

Giống như vị thuyền trưởng của một con tàu, người lãnh đạo có vai trò then chốt đối với hoạt động làm việc nhóm. Bên cạnh việc tạo lập, tổ chức và kiểm soát kế hoạch, trưởng nhóm còn có trách nhiệm động viên tinh thần của các thành viên và kết nối hoạt động của họ, từ đó tối đa hóa hiệu quả làm việc nhóm và đảm bảo thực hiện được mục tiêu đề ra. Một người trưởng nhóm tốt cần hội tụ những phẩm chất như:

  • Có tầm nhìn xa;
  • Hiểu biết sâu sắc và khát khao học hỏi;
  • Kỹ năng giao tiếp tốt;
  • Kỹ năng tổ chức và lập kế hoạch tốt;
  • Can đảm, quyết đoán, linh hoạt, có khả năng thích nghi cao.

Hoạt động xây dựng nhóm

Nhờ có các hoạt động xây dựng nhóm mà các thành viên luôn cảm thấy gần gũi và thoải mái sau những giờ làm việc căng thẳng. Các hoạt động này góp phần củng cố mối quan hệ từ nhiều phía và tăng cường sự phối hợp giữa các thành viên. Hình thức hoạt động nhóm vô cùng đa dạng. Nó có thể là một cuộc thảo luận ngắn trong vòng năm phút, một cuộc họp đánh giá tình hình hay những hoạt động ngoài trời như đá bóng, du lịch. Dù là lớn hay bé, mỗi  hoạt động đều góp phần gắn kết và tăng cường sự tin tưởng lẫn nhau giữa các thành viên.

Giao tiếp hiệu quả

Giao tiếp là cầu nối quan trọng giữa các thành viên trong nhóm . Để nâng cao sức mạnh của cả tập thể thì cần phải tối đa hóa hiệu quả giao tiếp. Quá trình giao tiếp thường xuyên và cởi mở trong nhóm sẽ tạo ra cảm giác tin cậy và gắn kết với tổ chức trong mỗi thành viên. Càng được ghi nhận giá trị thì các thành viên trong nhóm  càng ra sức đóng góp nhiều hơn. Điều này khiến cho toàn thể nhóm dễ đạt được mục tiêu đề ra. Để phát huy sức mạnh của giao tiếp, một nhóm cần phải:

  • Tổ chức các cuộc họp thường xuyên;
  • Khuyến khích các thành viên bộc lộ ý kiến và năng lực cá nhân;
  • Khuyến khích các thành viên bộc lộ điểm mạnh và điểm yếu để phân công đúng người đúng
  • Thúc đẩy họ đối mặt với các thử thách và tìm ra giải pháp tốt nhất.

Sự cộng tác và tham gia

Sự cộng tác sẽ mang lại hiệu quả cao nhất khi tất cả các thành viên cùng chia sẻ mục tiêu chung của cả đội. Sự tin cậy, chân thành, tôn trọng và nhiệt huyết là những nhân tố thiết yếu quyết định sự thành công của một nhóm. Giống như các cầu thủ trong một đội bóng, mỗi thành viên cần phải biết chuyền bóng đúng lúc cho đồng đội để đảm bảo rằng đồng đội của mình không bị lỡ nhịp. Trong trường hợp có điều gì đó diễn ra ngoài chương trình hay kế hoạch, mỗi thành viên cần phải nỗ lực vì mục tiêu cao nhất của cả nhóm. Để phát huy tinh thần cộng tác cần phải:

  • Nhận thức rằng dự án không thể thành công nếu  chỉ có sự nỗ lực của cá nhân đơn lẻ
  • Tập trung vào giải pháp chứ không phải vấn đề. Nhanh chóng đi đến giải pháp sẽ mang lại lợi ích cho mỗi thành viên và cho cả nhóm;
  • Luân chuyển công việc nội bộ để mỗi người có cơ hội đảm nhận những nhiệm vụ, vai trò và trách nhiệm mới. Điều này giúp cho các thành viên học hỏi được những kỹ năng mới, tăng cường nhận thức tổng thể về dự án, tạo ra tính linh hoạt trong nhóm và nâng cao hiểu biết, tinh thần cộng tác và giao tiếp giữa mọi người.

Tóm lại, hợp tác làm việc theo nhóm thực sự hữu hiệu, mặc dù nó dường như hơi khó khăn và lúng túng lúc ban đầu. Cho  dù mỗi thành viên có sự khác biệt về cá tính, thái độ, kỹ năng và tham vọng, nhưng nếu một nhóm biết hợp tác tốt thì vẫn làm nên sự phát triển mạnh mẽ cho cả công ty và quan trọng hơn là đưa họ trở thành một gia đình lớn mà trong đó tất cả mọi người đều hết lòng vì mái ấm chung.

Share this post